1.    Objet de la politique

Plante Huissiers de Justice Inc. (« nous », « notre » ou « l’entreprise ») accorde une grande importance à la protection des renseignements personnels qui lui sont confiés dans le cadre de ses activités professionnelles.

La présente politique vise à expliquer de façon simple et claire comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels, conformément notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et aux modifications apportées par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).

Elle s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons ou détenons dans le cadre de nos activités, que ceux-ci soient recueillis directement auprès d'une personne, par téléphone, par courriel, par notre site Internet, par un formulaire électronique ou par tout autre moyen technologique.

2.    Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l'identifier directement ou indirectement.

Dans le cadre de nos activités, il peut notamment s'agir de :

• nom et prénom;
• adresse;
• numéro de téléphone;
• adresse courriel;
• date de naissance;
• renseignements nécessaires à l'identification d'une personne;
• renseignements contenus dans des documents judiciaires;
• renseignements relatifs à un dossier de signification ou d'exécution;
• renseignements financiers lorsque ceux-ci sont nécessaires à l'exécution d'un mandat;
• renseignements concernant l'emploi ou les revenus lorsqu'ils sont nécessaires à l'exécution d'une procédure;
• renseignements communiqués dans le cadre de communications avec notre bureau;
• toute autre information nécessaire à l'exécution d'un mandat confié à notre étude.

Certains renseignements peuvent être considérés comme sensibles en raison de leur nature ou du contexte dans lequel ils sont recueillis ou utilisés. Nous accordons à ces renseignements un niveau de protection approprié à leur sensibilité.

3.    Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

Nous recueillons uniquement les renseignements nécessaires à l'exercice de nos activités et à l'exécution de nos obligations professionnelles et légales.

Ces renseignements peuvent notamment être recueillis afin de :

• effectuer la signification d'actes judiciaires ou extrajudiciaires;
• exécuter des jugements et autres procédures;
• communiquer avec les personnes concernées par un dossier;
• effectuer des recherches nécessaires à l'exécution d'un mandat;
• préparer et compléter les rapports, procès-verbaux et autres documents requis;
• communiquer avec les tribunaux, autorités, organismes ou autres personnes lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un mandat;
• administrer nos relations avec nos clients et fournisseurs;
• assurer la gestion administrative, comptable et informatique de notre entreprise;
• respecter nos obligations légales, réglementaires et professionnelles;
• prévenir, détecter ou gérer les situations susceptibles de compromettre la sécurité des renseignements.

Nous ne recueillons pas de renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires aux fins déterminées.

4.    Comment recueillons-nous les renseignements?

Les renseignements personnels peuvent être recueillis notamment :

• directement auprès de la personne concernée;
• auprès de nos clients ou mandants;
• dans le cadre d'un dossier judiciaire ou administratif;
• auprès de tribunaux, organismes publics ou autres autorités lorsque la loi le permet;
• auprès d'employeurs, institutions financières ou autres tiers lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'une procédure et permis par la loi;
• par téléphone;
• par courriel;
• par l'intermédiaire de notre site Internet ou de formulaires électroniques;
• au moyen de documents papier ou électroniques.

Lorsque la loi l'exige, nous obtenons le consentement nécessaire avant de recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels.

Dans certaines circonstances, la loi permet toutefois la collecte, l'utilisation ou la communication de renseignements personnels sans consentement, notamment lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'une obligation légale ou professionnelle.

5.    Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont utilisés uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou pour toute autre fin permise ou exigée par la loi.

L'accès aux renseignements personnels à l'intérieur de notre entreprise est limité aux personnes qui doivent y avoir accès dans le cadre de leurs fonctions.

Nos employés, collaborateurs, huissiers, mandataires et fournisseurs qui ont accès à des renseignements personnels doivent respecter les obligations de confidentialité qui leur sont applicables.

6.    Communication à des tiers

Dans le cadre de nos activités, certains renseignements personnels peuvent devoir être communiqués à des tiers lorsque cela est nécessaire à l'exécution d'un mandat ou permis par la loi.

Il peut notamment s'agir :

• de tribunaux;
• d'autorités gouvernementales;
• d'organismes publics;
• de professionnels ou représentants impliqués dans un dossier;
• de clients ou mandants;
• d'employeurs ou d'institutions financières lorsque cela est requis dans le cadre d'une procédure;
• de fournisseurs de services technologiques, informatiques, d'hébergement ou autres fournisseurs qui nous assistent dans nos activités;
• de collaborateurs ou mandataires auxquels certaines tâches sont confiées dans le cadre de nos mandats.

Nous limitons les renseignements communiqués à ce qui est nécessaire dans les circonstances.

Lorsqu'un fournisseur ou un tiers traite des renseignements personnels pour notre compte, nous prenons les mesures appropriées afin que les renseignements soient protégés conformément aux exigences applicables.

7.    Renseignements communiqués à l'extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs de services ou infrastructures technologiques pourraient être situés à l'extérieur du Québec ou utiliser des infrastructures situées à l'extérieur du Québec.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l'extérieur du Québec lorsque la loi l'exige, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de déterminer si les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate et nous prenons les mesures requises par la loi.

La Loi 25 prévoit notamment une telle évaluation avant certaines communications de renseignements personnels à l'extérieur du Québec.

Nous mettons en place des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la nature et à la sensibilité des renseignements personnels que nous détenons.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• des contrôles d'accès aux dossiers;
• la limitation de l'accès aux renseignements aux personnes autorisées;
• des mesures de sécurité informatique;
• des mécanismes de contrôle des accès aux systèmes;
• la protection des documents physiques;
• des mesures de sauvegarde;
• des mesures visant à prévenir la perte, l'utilisation, la communication ou l'accès non autorisé aux renseignements;
• la sensibilisation et la formation des membres du personnel;
• des obligations de confidentialité applicables aux personnes ayant accès aux renseignements personnels.

Malgré les mesures mises en place, aucun système informatique ou moyen de transmission électronique ne peut être considéré comme totalement exempt de risques.

8.    Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, professionnelles, réglementaires ou administratives qui peuvent nous imposer une période de conservation plus longue.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits ou, lorsque les conditions prévues par la loi le permettent, rendus anonymes.

La destruction est effectuée de manière sécuritaire et adaptée au support utilisé.

9. Témoins de connexion (« cookies »)

Notre site Internet peut utiliser des témoins de connexion (« cookies ») ou des technologies similaires afin d'assurer son fonctionnement, d'améliorer l'expérience des utilisateurs, d'obtenir des données statistiques ou de répondre à certaines exigences techniques.

Les renseignements recueillis par ces technologies sont traités conformément à la présente politique.

Lorsque des technologies permettant d'identifier ou de suivre les utilisateurs sont utilisées à des fins particulières, les renseignements et les choix applicables sont présentés conformément aux exigences légales.

10. Demandes d'accès et de rectification

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, une personne peut demander :

• d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à son sujet;
• de faire rectifier des renseignements personnels inexacts, incomplets ou périmés;
• de connaître certaines informations relatives à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ses renseignements personnels.

Toute demande doit être suffisamment précise afin de nous permettre d'identifier les renseignements concernés.

Nous pouvons prendre les mesures raisonnables nécessaires afin de vérifier l'identité de la personne qui présente une demande.

11. Retrait du consentement

Lorsqu'un traitement de renseignements personnels repose sur le consentement d'une personne, celle-ci peut, lorsque la loi le permet, retirer son consentement.

Toutefois, le retrait d'un consentement ne permet pas nécessairement de faire cesser une collecte, une utilisation ou une communication qui est autrement autorisée ou exigée par la loi, notamment lorsqu'elle est nécessaire à l'exécution d'un mandat ou d'une obligation légale.

12. Incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité peut notamment survenir lorsqu'un renseignement personnel est communiqué, utilisé, consulté ou perdu sans autorisation.

Lorsqu'un incident survient, nous prenons rapidement les mesures raisonnables afin de réduire les risques et les conséquences pour les personnes concernées.

Nous évaluons notamment si l'incident présente un risque qu'un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées.

Lorsque la loi l'exige, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées.

Nous tenons également un registre des incidents de confidentialité conformément aux exigences applicables.

Responsable de la protection des renseignements personnels :

Nom : Kevin Plante
Titre : Huissier de justice
Courriel : kp@abitibihuissiers.com
Téléphone : (819) 860-6986
Adresse postale : 2947, chemin Sullivan, Val-d’Or (Québec) J9P 0B8

13. Plaintes concernant la protection des renseignements personnels

Toute personne qui croit que ses renseignements personnels n'ont pas été traités conformément à la présente politique ou aux lois applicables peut communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

Toute plainte sera traitée de façon confidentielle et avec diligence.

La personne qui formule une plainte devrait fournir suffisamment d'information pour nous permettre d'examiner la situation, notamment :

• son nom et ses coordonnées;
• la nature de sa plainte;
• les renseignements ou dossiers concernés;
• tout document pertinent.

Nous procéderons à l'analyse de la plainte et communiquerons les conclusions et, lorsque nécessaire, les mesures correctives appropriées.

14. Formation et sensibilisation

Nous prenons des mesures afin de sensibiliser les membres de notre personnel et les personnes qui ont accès aux renseignements personnels à leurs obligations en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels.

Les personnes qui traitent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions doivent respecter les politiques, procédures et directives internes applicables.

15. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée périodiquement afin de refléter l'évolution de nos pratiques, de nos technologies ou des exigences légales applicables.

Lorsqu'une modification importante est apportée à la présente politique, nous prenons les mesures appropriées afin d'en informer les personnes concernées.

16. Questions

Pour toute question concernant la présente politique, la protection de vos renseignements personnels ou l'exercice de vos droits, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées à la section 14.

Plante Huissiers de Justice Inc.
2947, chemin Sullivan, Val-d’Or (Québec) J9P 0B8
(819) 860-6986
info@abitibihuissiers.com
https://www.abitibihuissiers.com